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iPad歴7年の私が本当に現場で使っている書類を保存する究極の方法とは

(ガサガサ・・・)

かぼちゃんマン
かぼちゃんマン
林檎君。なにしてるのかね?
かぼちゃんマン
かぼちゃんマン
書類整理してるんですよ。見ればわかるでしょう。
林檎
林檎
そうか。邪魔して悪かったね(ダッセ。あんなにファイル持っているよ。俺なんかファイル一冊なのに)。
林檎
林檎
誰がださいって?心の声のつもりだろうが思いっきり聞こえてるぞ。
かぼちゃんマン
かぼちゃんマン
・・・・地獄耳!

さてiPad歴7年の私(@kabotyanman512)です。

ファイルが引き出しの中に詰まっている人いませんか?

私が個人的に人生で一番無駄な時間だと思っているのは

ものを探す時間です。

ものを探す時間は何か生産していればいいですが基本的になにも生産していませんので基本的にはマイナスを0に戻すような時間というわけです。

しかし書類はどうしてもかさばってくるのでファイリングしてなくてはなりません。

私もファイリングしています。
そう。iPadに。

というわけで今回はiPadに書類を整理して保存する方法を紹介しようと思います。
ポイントは整理してということですね。
ごちゃごちゃにいれては探し出すのに時間がかかりますからきっちり整理して保存する方法を紹介しますよ。

本記事で紹介するのは本を保存する方法ではなくあくまでもレジュメレベルの10枚以下の書類をキレイにiPadで整理する方法なのでご了承ください。

書類を保存するのに写真アプリは最悪。

林檎
林檎
書類なんて写真アプリにパシャっと撮って終わりでしょ。
かぼちゃんマン
かぼちゃんマン
それは最悪の選択だよ・・・

実は書類を管理するのに写真アプリを使うのは愚の骨頂です。

理由は少し考えればわかります。

パソコンは画像に名前をつけることができますね。

iPadは画像に名前をつけることができないんですよね。
それはiPhoneでも同じです。

厳密に言えば画像に名前はついていますがそれが表立って表示されていないわけですね。

つまり自分がほしい画像を検索することができないわけです。

いちおう最近は検索窓も設置され,カレーライスと選択すれば茶色いものが表示されますが当然茶色い塊はすべて表示されてしまいます。

スマホを使っている人なら感じたことがある不便ではないでしょうか。

3つのアプリがあなたの書類保存を変える

iPadを使うということは当然アプリをつかうということでもあります。

具体的に言えば以下の3つのアプリを使います。

  1. Evernote
  2. Notebook
  3. Office Lens

当然全部無料ですので,安心をして使ってくださいね。

これらのアプリはiPhoneでも使えますのでiPhoneをお持ちの方はダウンロードをすることをおすすめします。

アプリへのリンクは下にありますのでそちらからダウンロードしてくださいね。

Evernote
Evernote
開発元:Evernote
無料
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Notebook - Take Notes, Sync
Notebook – Take Notes, Sync
開発元:Zoho Corporation
無料
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Microsoft Office Lens|PDF Scan
Microsoft Office Lens|PDF Scan
開発元:Microsoft Corporation
無料
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それぞれの書類管理アプリの役割を解説

それでは早速書類管理アプリ役割を解説していきますね。

まず書類管理について少しお話をさせてください。

書類を管理するには保存したい書類を3つに分けることから始めましょう。

例えば上司からあるレジュメをもらったときに

  1. 見る頻度少ないけど長期的な保存が必要
  2. 見る頻度が高く長期的な保存が必要
  3. 短期的な保存が必要

この3つに分けましょう。

この3種類をアプリで区別して書類を整理していきます。

見る頻度少ないけど長期的な保存が必要

Evernote

仕事をしているとこのような書類が大量に発生します。

例えば来年使うけど,逆に言えば来年までは使わない資料みたいな感じです。

そのような書類はEvernnoteに保存します。

理由はEvernoteは複数の書類を1つのノートにまとめることができるのです。
まさにファイルに紙を挟んで机の中にしまうイメージです。

当たり前ですがそのファイルに名前をつけることができますので来年も楽に引っ張り出してこれるわけですね。

実際に以下の書類をEvernoteに保存をしてみます。

まずは写真を撮ります。

自動補正で勝手にキレイに加工してくれます。
これは最初やると感動しますし,めちゃくちゃ便利な機能です。

あとは,完了ボタンを押すだけですね。

Evernote
Evernote
開発元:Evernote
無料
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見る頻度が高く長期的な保存が必要

Evernoteにはある欠点があります。

それは大量にファイルがあるので探すのが面倒くさいというものです。

だから見る頻度が高い資料は別のアプリに保存をした方がいいというわけです。

そこで私がオススメしているのはNotebookというアプリです。

このNotebookというアプリの最大のメリットはカード風に画像を保存できるという点です。

Notebookのカード保存

書類を保存するだけで一覧性が確保できるというわけです。

そして見つけやすく見やすいというわけです。

当然名前を付けられますので最悪検索もできます。

NotebookもEvernoteと同じように撮った書類が自動で補正されますのでキレイに画像を保存することができます。

仕事の年間予定表や周予定表などはこちらに保存するイメージですね。

Notebook - Take Notes, Sync
Notebook – Take Notes, Sync
開発元:Zoho Corporation
無料
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短期的な保存が必要

例えば自分が電話をとってメモをしたのだが,それを明日までiPadに保存しておきたい。

もしくは上司や同僚に送りたいなど。

そんなときはOffice Lensがオススメです。

このOffice Lensはとてもシンプルな機能でキレイに書類の保存を写真アプリに保存することが出来ます。

写真アプリは使いづらいですが,短期的なものなら問題ありません。
その写真撮影のためにOffice Lensを使うといった印象でしょう。

こんな風になります。

とってもキレイですよね。

あとはこれを写真アプリに保存して見たいときに見るだけです。

Microsoft Office Lens|PDF Scan
Microsoft Office Lens|PDF Scan
開発元:Microsoft Corporation
無料
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iPad歴7年の私が本当に現場で使っている書類を保存する究極の方法とはのまとめ

というわけで書類を管理する究極の方法を書いてきました。

  1. 見る頻度少ないけど長期的な保存が必要=Evernote
  2. 見る頻度が高く長期的な保存が必要=Notebook
  3. 短期的な保存が必要=Office Lens

騙されたと思って実践してみてください。

最初は面倒くさいですが,慣れてくるともう離れられません。もっと言えば検索するときの便利さは紙と比べ物になりませんのでもう紙には戻れなくなりますよ。

今回もお読みいただいてありがとうございました。

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